DSN (Déclaration Sociale Nominative) – Fiche-paie.net

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1. Qu’est-ce que la DSN ?
2. Comment fonctionne la DSN ?
3. Comprendre et traiter les retours des organismes sociaux
4. Les avantages de la Déclaration Sociale Nominative
5. Générer vos DSN en quelques clics 

La Déclaration Sociale Nominative, ou DSN, se fixe pour objectif une simplification administrative. Créée en février 2012 par la loi Warsmann (Loi n° 2012-387) relative à l’allègement des démarches administratives et à la simplification du droit, elle entre progressivement en vigueur en 2013 et se généralise pour entreprises relevant du régime général dès 2017.

1-Qu’est-ce que la DSN ?

Objectifs de la Déclaration sociale Nominative

Avant la mise en place de la DSN, les entreprises et les tiers déclarants devaient effectuer plusieurs déclarations auprès de multiples organismes de protection sociale tel que Pôle emploi, la CNAV ou l’Urssaf. Le principe de la DSN poursuit un but simple : remplacer toutes ces déclarations en lien avec l’emploi des salariés par une seule et unique déclaration. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la déclaration sociale nominative ou DSN.

La DSN est issue de la loi Warsmann du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit à et à l’allégement des démarches administratives. Son objectif est double :

• simplifier les formalités déclaratives en les regroupant en une seule déclaration à effectuer au rythme des cycles de paie ;
• fiabiliser et sécuriser les déclarations en les dématérialisant et en les rendant obligatoirement mensuelles.

C’est via un fichier unique  qu’est effectuée la transmission des données issues de la paie : déclarations périodiques et signalements d’événements.

Les phases de mise en place de la DSN

La DSN a été mise en place de manière progressive et consolidée au cours de 3 phases :

1^er avril 2013 : démarrage de la DSN phase 1 avec les entreprises volontaires. Il s’agit d’une phase de test qui ne concerne encore que quelques déclarations comme la déclaration mensuelle des mouvements de main d’œuvre (DMMO), l’attestation de salaire pour le versement des IJ auprès de l’assurance maladie, et l’attestation Pôle Emploi.

1^er avril 2015 : en DSN Phase 2 celle-ci devient obligatoire pour certains employeurs. Il s’agit de ceux ayant déclaré, soit plus de 2 millions d’impôts et de cotisations, soit plus d’un million s’ils ont eu recours à un expert-comptable qui a lui-même déclaré plus de 10 millions d’euros pour le compte de ses clients. La DSN remplace de nouvelles déclarations, notamment la DUCS (déclaration unifiée des cotisations sociales). 

27 septembre 2016 : la DSN phase 3 a remplacé encore de nouvelles formalités déclaratives. Au 1^er Janvier 2017, la DSN est devenue obligatoire pour toutes les entreprises relevant du Régime Général et pour toutes les déclarations sociales. Elle deviendra obligatoire pour le secteur public d’ici 2022. 

1^er Janvier 2019 : La DSN remplace définitivement la DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiées) et permet de déclarer le prélèvement à la source (communiquer le taux et le calcul de l’IR).  C’est également la DSN qui alimente le compte personnel de formation et le compte pénibilité. Elle remplace désormais 26 déclarations.

2-Comment fonctionne la DSN ?

Il s’agit du tout dernier maillon de la chaîne de la paie. Le dispositif s’appuie sur l’ensemble des données paie. Il est le plus souvent généré via un logiciel de paie compatible avec la norme DSN. 

La déclaration sociale nominative est basée sur une transmission mensuelle unique et dématérialisée des différentes données provenant de la paie. Elle englobe également le signalement d’événements ponctuels pouvant impacter exceptionnellement la paie du salarié :

Etc…

Principes fondamentaux 

Les données paie prises en compte, et qu’il faut nécessairement vérifier pour éviter un rejet sont les suivantes :

• Le NIR (le numéro de sécurité sociale) des salariés
• Les salaires versés et les cotisations payées sur fiche de paie
• Le SIRET de l’établissement
• Les numéros de contrat (mutuelle, prévoyance…)

La DSN fonctionne par SIRET (niveau établissement) et non par SIREN (niveau entreprise), elle doit être émise pour chaque établissement d’affectation. Le fichier doit donc comprendre toutes les déclarations périodiques et événementielles, pour tous les salariés d’un établissement donné.

Déclaration périodique et événementielle

La déclaration périodique

Elle correspond à la production du bulletin de paie. Elle est le reflet de la situation des salariés au moment du traitement de la paie. La DSN est mensuelle et les dates d’échéances doivent être obligatoirement respectées. 

Les dates à retenir pour la transmission de la DSN sont les suivantes :

• Avant le 5 du mois qui suit la paie : cette date concerne les employeurs qui ont un effectif minimum de 50 salariés et dont la paie est versée durant le même mois que la période effective de travail.
   
• Avant le 15 du mois qui suit la paie : cette date concerne toutes les autres entreprises.

La DSN événementielle

Toutefois, entre deux DSN mensuelles, vous pouvez être amené à transmettre ce que l’on appelle des DSN signalement d’événement pour informer les organismes des différents événements impactant la paie survenus en cours de mois :

• signalement arrêt de travail : en cas de maladie, maternité, paternité, AT/MP ;
• signalement reprise anticipée : lorsque le salarié reprend son travail avant la date de fin d’arrêt de travail ; 
• signalement fin de contrat de travail : lors du départ d’un salarié de l’entreprise quel que soit le motif.  

La DSN événementielle doit être transmise dans les 5 jours de prise en compte en paie d’un événement.

Comment est collectée la DSN ?

Depuis janvier 2019, la DSN est considérée comme l’unique canal de transmission des données pour l’ensemble des employeurs appartenant au secteur privé.

Qu’il s’agisse de l’expert-comptable ou de l’entreprise elle-même, l’émetteur de la paie doit transmettre ses données :

• Par le biais du site web net-entreprises.fr s’il est soumis au régime général
• Par le biais du site internet de la Mutualité sociale agricole (MSA) s’il est soumis au régime agricole

En pré-requis, l’employeur doit donc être inscrit à la DSN sur le site Net-entreprises.fr ou  sur le site internet de la Mutualité sociale agricole (MSA). Avec le rôle « Administrateur Net-Entreprises », l’employeur s’inscrit aux services et peut habiliter des déclarants et tiers-déclarants (experts comptables, cabinet de gestion etc.). Pour s’inscrire à la DSN, il suffit de cliquer sur « La DSN pour toutes les déclarations qu’elle remplace » dans la rubrique « Vous souhaitez utiliser les services liés à ».

Les données de la DSN sont collectées via ce portail, contrôlées puis transmises aux organismes sociaux concernés. 

Le fichier DSN peut être transmis de deux manières :

• En dépôt fichier: le fichier DSN mensuel comme les signalements d’événements peuvent être déposés manuellement sur le site Net-entreprises.fr. Il faut au préalable extraire le fichier DSN puis le déposer sur le site ;
• En mode machine to machine: le logiciel de paie peut s’authentifier directement sur le point de dépôt des déclarations sociales de manière automatique sans avoir à déposer manuellement le fichier. Il faut une interface entre le site net-entreprises.fr (l’API DSN) et le logiciel de paie.  

3-Comprendre et traiter les retours des organismes sociaux

Une fois transmises, les différentes données recueillies sont traitées par l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale (ACOSS) ou par la MSA. Ces organismes vérifient la conformité des informations transmises et renvoient aux employeurs :

• Un certificat de conformité : lorsque la DSN est validée.
• Un bilan d’anomalie : lorsque la DSN est refusée.

Une fois la DSN certifiée conforme, le déclarant peut ensuite consulter un tableau de bord personnel pour avoir accès aux retours métiers des différents organismes ou aux contrôles inter-déclarations.

Les contrôles effectués

Suite aux contrôles effectués sur les DSN, des retours sont faits via le tableau de bord DSN. En cas d’échec de la DSN, deux types de messages peuvent apparaître :

• Contrôle bloquant : la DSN est rejetée. Dans ce cas la correction doit être rapidement effectuée, et une nouvelle DSN émise avant la date d’exigibilité de la DSN suivante.
• Contrôle non bloquant : la DSN est acceptée mais comporte des erreurs. Il faut dans ce cas corriger l’écart soit via une DSN annule et remplace, soit via la DSN suivante.

Correction des anomalies

En cas de signalement d’anomalies, comment effectuer la correction ?

• En DSN mensuelle : la correction se fait sur la paie du mois suivant ;
• EN DSN événementielle : il faut faire un annule et remplace.   

4- Les avantages de la déclaration sociale nominative  

• Les entreprises : en réduisant considérablement le nombre de déclarations qu’elles ont à effectuer et en simplifiant ces dernières à la même cadence que celle du cycle de paie.
• Les employés : en réduisant le nombre de justificatifs que le salarié aura à produire pour faire valoir ses droits et accéder aux prestations sociales.
• Les différents acteurs institutionnels : en facilitant le recueil mensuel de données sur les entreprises et l’emploi, ce qui les aidera à lutter plus efficacement contre la fraude et à améliorer considérablement le strict suivi des politiques publiques.

5- Générer votre DSN avec Fiche-paie.net

Fiche-Paie.net vous permet si vous le souhaitez d’effectuer vos déclarations sociales pour l’ensemble de vos salariés et de vos entreprises avec les différentes variables qui peuvent intervenir en matière de paie. Pour cela Fiche-Paie.net génère un fichier DSN au format prescrit par Net-Entreprises. Commencez par renseigner en quelques minutes les données nécessaires à la DSN pour l’entreprise et pour chacun de vos salariés. Concernant la gestion du temps de travail et notamment du forfait, nous vous invitons à consulter cette page d’aide.

1. Rendez-vous dans « Mon Compte » > « DSN et Comptabilité » :

2. Sélectionnez l’entreprise concernée

3. Sélectionnez le salarié ou l’ensemble de l’effectif de l’entreprise pour lequel vous souhaitez générer une DSN

4. Sélectionnez les périodes des fiches de paie déjà créées et pour lesquelles vous souhaitez générer une DSN :

5. Sélectionnez « DSN » puis cliquez sur « Générer », le fichier DSN est immédiatement crée et téléchargé sur votre ordinateur !

MODES DSN COMPLÉMENTAIRES

DSN en mode « Annule et Remplace« 
DSN en mode « Régularisation« 
DSN en mode « Evenementielle« 

>>>> Déclarer un arrêt de travail
>>>> Moduler une échéance URSSAF

Une fois les champs correctement renseignés, cliquez simplement sur « GÉNÉRER ».
Ensuite il vous suffit simplement de transmettre à Net-Entreprises qui se chargera de le traiter dans sa globalité.

Il est important de préciser que l’ensemble des champs demandés sont à renseigner pour générer une DSN conforme. Si la DSN revient en anomalie généralement il s’agit d’informations manquantes sur votre compte client. Veillez à correctement renseigner les informations nécessaires à création de la DSN.

Dans le cadre d’un solde de tout compte une fois la DSN soumise à Net-Entreprises, vous recevrez l’attestation destinée à Pôle Emploi.

Notre équipe se tient bien entendu à votre disposition pour tout complément d’information relatif à la DSN, contactez-nous en suivant ce lien.